“Zeggen wat je doet en houden aan wat je belooft is denk ik een goede en kernachtige omschrijving.”

- Gilbert Boutier -

Mag ik van ‘Moeilijke mensen’……? Het type ‘We moeten nog eens…..’

Even kijken of u dit soort ‘gesprek’ herkent:

A: “Weet je wat we écht moeten gaan doen?”
B: “Nou?”
A: “We moeten nu écht eens een nieuw project starten over Klantgerichtheid 2.0…” B: “Ja, dat is wel een goed idee….”

Wat gaat er nu gebeuren denkt u? Hoe groot acht u de kans dat er nu eindelijk eens gestart wordt met het nieuwe project? En zo ja wanneer dan? En wie gaat dat doen dan? En hoe worden de ontwikkelingen bijgehouden? Wat zijn de deadlines en de doelen?

Opgepast: ongewenste hersencapaciteitremmers
De mensen die regelmatig zeggen “we moeten nog eens …” zijn schijnwerkers. Ze opperen van alles, maar doen feitelijk niets. Wat u en ik voelen is dat ze graag zouden willen dat u en ik dat ‘iets’ gaan doen óf ze willen laten blijken dat ze wel aan het werk zijn, creatief zijn, proactief zijn e.d. (namelijk ‘meedenken’), maar hebben geen drang om het ook daadwerkelijk tot resultaat te laten leiden.

Probleem is dat uw hersencapaciteit nu wordt bezet met de vraag die de ander stelt. U gaat er niets mee doen, want het kost u energie en tijd én er wordt u concreet ook niets gevraagd. Maar toch zit er weer iets in uw hoofd dat ‘nog eens moet gebeuren’. En als u een pleaser bent, dan hebt u uzelf nu een taak erbij gegeven, door te zeggen dat ú het wel oppakt….

Bevrijd uzelf van deze manipulerende opmerkingen.
Stel vanaf nu de wedervraag aan persoon A:
“Beste schijnwerker…… wát wil je nu precies bereiken met deze verwarrende opmerking?

Mogelijkheid a)
Wil je dat ík het ga doen? Zo ja, vraag me dan gewoon direct of ik het wil doen en ik kan je simpel antwoorden met een ja of een nee, maar dan komt er in ieder geval een resultaat van jouw opmerking, c.q. vraag.

Mogelijkheid b)
Het is iets dat je vindt dat moet gebeuren, maar je verlangt het niet van mij. Als dat inderdaad zo is, ga het gewoon doen en betrek mij er niet in, maar vertel het me s.v.p als je resultaat hebt.

Mogelijkheid c)
Het is iets dat echt moet gebeuren en je wilt advies van mij over hoe jij dat het beste kunt aanpakken. Zo ja, vráág mij dan concreet om advies en laat zien dat je het gaat gebruiken.

Waar ik in ieder geval niet op zit te wachten is dat we opmerkingen maken, om er vervolgens niets mee te doen. Dat líjkt het namelijk of we werken, maar we verprutsen onze tijd met schijnwerken, want er komt geen echte actie en dus al helemaal geen resultaat.

In uw organisatie worden op deze manier vele meetings volgepraat met dingen die er nog zouden moeten gebeuren, zonder er aan vast te plakken:
‘wat’ er precies en concreet gaat gebeuren, ‘wie’ het gaat doen, hóe (wélke acties worden ondernomen), waaróm het moet gebeuren en ‘wanneer’ (met welke deadlines).

• Maak een simpel excel-sheet met deze ‘wat-wie-waarom-wanneer-hoe’ balk en confronteer de persoon in kwestie de volgende meeting met de afspraken en maak duidelijk wat weer de volgende acties zullen zijn, richting het resultaat.

• Teveel meetings/ vergaderingen zijn echt veel te ineffectief doordat het praatsessies zijn en geen resultaatgerichte sessies.

• Meetings zijn ontzettend belangrijk om samen sneller te kunnen doorpakken. Maar zorg dat het geen ‘schijnwerken’ wordt, maar maak van deze bijeenkomsten ‘speedmeetings’ waarin men niet in een ‘achteroverleunende brainstorm-mode’ mag zitten, maar een ‘naar voren zittende actieve beslissers-mode’.

• En kap mensen af die allemaal fantastische ideeën hebben over wat er nog moet gebeuren, maar hun hoofden wegdraaien als het erop aankomt dat iemand zich moet melden om dat dan ook te gaan doen…

Actie:
Gaat u eens na welke projecten (waaraan u deelneemt) al een tijdje bezig zijn, zonder veel progressie in resultaat. Nu heeft u 3 actiemogelijkheden:

  1. schrap dit project,
  2. ga vanaf nu in de actie-mode tijdens meetings aangaande dit project,
  3. of meldt u af van volgende bijeenkomsten

Leuk, maar wie- wat- waarom- hoe- wanneer ….
Meld voortaan dat u bij opmerkingen als: “Ja, dat moeten we doen ….”, of “Weet je wát we nog eens moeten doen?” voortaan direct zult replyen met de opmerking: “graag hoor nú ik wíe dat gaat doen, waarom, met welk doel, met welk resultaat, hóe dat gaat gebeuren en wanneer dat gebeurd zal zijn…”.
Ik zeg u; deze opmerkingen zullen uit het straatbeeld verdwijnen en u wordt niet meer gehinderd door dit soort non-opmerkingen, die alleen maar productiviteit en effectiviteit vernietigen.
* Om deze mensen nog enigszins tegemoet te komen, kunt u elk kwartaal een “weet je wát we nog eens moeten doen, maar ík wil het niet doen-“sessie organiseren voor iedereen die hier graag bij aanwezig wil zijn. Dan praten we met koffie en koek leuk bij over onze fantasieën en gaan daarna weer gewoon aan het werk

* Of maak een “van alle projecten die we nog eens moeten doen, maar ik hoop wel dat een ander het doet, want ik heb daar geen zin in-“ boekje en deel die uit. Daar staan alle ideeën in die in de afgelopen 12 maanden zijn geopperd door de diverse medewerkers, maar waar niets mee is gebeurd. Plaats daar zeker ook de projecten die wél zijn gestart, maar zijn gestrand, of in een moeras van improductiviteit zijn beland…
* Doel is dat u zorgt voor actiegerichtheid van een ieder. Prima als men een idee heeft, maar die moet wel direct opgepakt worden óf er wordt direct besloten om er geen energie aan te besteden. Niets erger dan starten aan projecten die niet afgemaakt worden.
* Schrijf alle huidige projecten op, bepaal de status en de mate van schijnwerken of ondoelmatigheid ervan. Versnel ze en plaatst duidelijke doelen en deadlines of stop ze direct.

* Stop vooral het type schijnwerkers die de spookprojecten starten, of uw hersencapaciteit onnodig innemen met plannen die zíj verder niet zullen concretiseren.

“Zeggen wat je doet en houden aan wat je belooft is denk ik een goede en kernachtige omschrijving.”

- Gilbert Boutier -

Mag ik van ‘Moeilijke mensen’….? Type ‘Het Zwarte Gat’

Een paar keer per jaar overkomt het me. Dan krijg ik te maken met het Zwarte Gat type. In trainingenland zijn er in basis altijd 3 soorten deelnemers:
1) De leergierige.
2) De vakantieganger.
3) De gevangene.

De eerste meldt zichzelf vaak aan en wil graag zoveel mogelijk leren tijdens de training. Doet enthousiast mee en luistert actief.

De tweede komt naar de training om een dagje niet te (hoeven) werken. De ene zit er relaxed bij en pakt op wat uitkomt, de ander kijkt al direct uit naar de eerste koffiepauze, hoopt op lekkers bij de thee en komt ook als laatste weer terug na de break.

De derde is gestuurd door de baas en wil er eigenlijk helemaal niet zijn. Hij/zij heeft het idee dat ze naar de training moeten omdat ze niet meer 100% functioneren volgens de laatste richtlijnen van de baas. Zij voelen zich gevangen tussen 4 muren en kijken al vanaf het begin benauwd om zich heen of ze kijken voortdurend sacherijnig voor zich uit. Begrijpen ook totaal niet dat een ander het wel interessant vindt en lachen al helemaal niet mee om welke grap dan ook. Ze zijn al vast van plan om hun leidinggevende te bewijzen dat de training niet goed genoeg is/was en ontslaan zich derhalve van de idee om moeite te doen zichzelf te verbeteren.

Een enkele keer is er een ‘gevangene’ aanwezig die extreem gedrag laat zien in de vorm van ‘het zwarte gat’. Dit type laat duidelijk non-verbaal zien dat hij/zij er geen zin in heeft, probeert zich te onttrekken aan elke vorm van communicatie, laat staan interactiviteit. Hij/zij probeert de personen ernaast te betrekken in eigen gesprekjes en checkt indien mogelijk de smartphone op Social Media berichten.

Alle aandacht die uitgaat daar die hoek wordt opgezogen als een zwart gat. De zuurstof rondom deze persoon wordt uit de lucht getrokken. Er wordt gezucht, naar buiten gekeken en gelachen met de buren zonder de groep daarvan deelgenoot te maken. De buren voelen zich ongemakkelijk, want willen wel actief deelnemen aan de sessie, maar willen ook deze negatieveling niet negeren. Er wordt getracht om, als de trainer niet kijkt, contact te houden met deze persoon. Doorgaans zijn het ‘sterke’ types, informele leiders, die eigenlijk niets van een ander nodig denken te hebben. Dat zou een zwaktebod zijn.

Een dergelijke persoon hoeft niets te zeggen om toch energie te vreten van de mensen er omheen. Ze negeren actief de groep en degene die voor de groep staat. Ze zijn er fysiek misschien dan wel, maar haken mentaal volledig af én willen anderen dat ook steeds duidelijk maken met hun schuddende hoofden, hun ergerlijke blikken naar collega’s die het blijkbaar wél interessant vinden. Ben je niet mét hen, dan ben je tegen hen. Ik zie dan voor me hoe ze vroeger in de klas waren. Zij wilden altijd graag de leider van het groepje zijn en zíj bepaalden ook wie er wel en niet mochten aansluiten in het groepje. Met gymles waren ze niet de beste, alleen al omdat ze niet actief samen met de groep een activiteit wilden doen.

Niet stoer natuurlijk en zeker niet als anderen beter waren. Daar ging hun imago dan ….en dus spijbelden ze of deden expres niet hun best.
Ze zijn per definitie tegen. Eeuwig in de pubertijd. Helaas beloont door de meelopers, die blij zijn bij het stoere groepje te horen.

Het zijn deze informele leiders die vaak wél kunnen, maar niet willen. Ze weten precies wanneer en wat ze moeten presteren om toch weer een OK, of zelfs GOED beoordeling te krijgen. Ze doen daarbij nooit meer dan nodig. Het ondermijnen van de leidinggevenden is een sport en dé manier om het imago heel te houden. Geconfronteerd met hun ondermijnende gedrag kijken ze je altijd meesmuilend aan en weten van de prins geen kwaad. Ze zien dat niet als lafheid, maar als kracht.

De oorzaak is veelal angst. Ze hebben niet de capaciteit, de potentie of de wil om een leiderschapstype te zijn. Dat vergt namelijk het nemen van risico’s en verantwoordelijkheden. En dat is óf te moeilijk, óf gewoonweg te lastig. Te lui dus ook om die verantwoordelijkheid te nemen. Maar toch kunnen ze het dan niet hebben dat anderen formeel boven hen staan of eenvoudigweg lof krijgen door krachtiger optreden door ervaring, kennis, kunde of talent.
Het zijn allerminst verbinders of teamspelers. Het zijn de sluipmoordenaars in de organisatie, de mollen die een gangenstelsel graven in het fundament van de organisatie, namelijk het ‘vertrouwen en gemeenschapsgevoel’.

Vernietigen van mollen en hun gangenstelsels.
Onderstaand 3 methoden als oplossing:

1) Kaltstellen. Plaats ze uit hun huidige groep en zet ze in een groep die het ondermijnende gedrag niet beloont door mee te lopen. Ook negeert deze nieuwe groep het niet, maar ze treedt actief op om deze persoon het gedrag af te leren. Kwaadschiks als het moet.

2) De leidinggevende stelt duidelijk (eerst in individueel gesprek en daarna in de groep) dat het gedrag niet wordt getolereerd en dat het gedrag, als ook het belonen van dat gedrag door groepsleden, wordt aangepakt met uiteindelijk ontslag als gevolg wanneer dit effectiviteit vretende gedrag niet wordt uitgebannen. Belangrijk is om als leidinggevende tegelijkertijd aan te geven niets liever te willen dan de ondermijner juist als kartrekker te willen zien, in plaats van rem.

3) Provocatie technieken. Tussen ‘coachend communiceren’ en confronteren met mogelijk ontslag zit provocatief leidinggeven. Laat de sluipmoordenaar niet in stilte het destructieve werk doen. Ontmantel de mijn, door hem te laten ploffen. Haal het daadwerkelijke probleem van de ondermijner naar boven door een paar weken lang deze persoon bij het minste of geringste te provoceren. Geef je leidinggevende aan dat je deze strategie gaat toepassen, want er gaat rotzooi van komen. Maar dat krijg je met ploffende mijnen.

Zorg in diverse tweegesprekken dat de ondermijner dermate uit de comfortzone gehaald wordt, dat hij/zij uiteindelijk openheid van zake geeft en de werkelijke reden van het gedrag duidelijk wordt. Is het woede, gevoel van onrecht dat is aangedaan, zijn ze in het verleden gepasseerd, hebben ze privéproblemen (zou zomaar kunnen!), hebben ze eigen onverwerkte ervaringen die samenwerken met anderen tegenhouden, hebben ze autoriteitsproblemen, is het de manier waarop dingen gezegd en gedaan worden?

Laat ze een waardenoefening maken. Laat 5 belangrijkste waarden/drijfveren van hun handelen op dit moment kiezen uit een lijst van 100. Binnen een paar minuten zou u het ‘lek’ wel eens boven kunnen hebben. Vaak weten ze zelf niet (meer) wat hun probleem nu eigenlijk is. Help hen daarbij. Provoceren komt van ‘pro vocare’ ; het naar voren roepen van het onderliggende probleem.

Provoceren kun je bijvoorbeeld door het volgende te doen:

• Geef ze het stripboek Asterix en de Intrigant cadeau en vertel hen dat de titel toevallig wel grappig samenvalt met het gedrag van de ontvanger.

• Vraag ze elke dag wat ze vandaag weer van plan zijn als ondermijnende actie.

• Vraag ze om een artikel te schrijven in het jaarverslag over mensen met ‘tegen’ gedrag en het effect daarvan op hun omgeving.

• Vertel een verhaal over iemand in het verleden die ook ondermijnend gedrag liet zien en dat je daar flink om hebt gelachen met de groep en dat die uiteindelijk is vertrokken bij die organisatie.

• Vertel hen dat er een mol in de organisatie zit en dat er een verdelger is ingehuurd.

• Zet een grote namaak spuit met DDT erop in de gang.

• Koop een pluche mol en hang hem in een strop.

• Geef de mol onzinnige taken op, zonder uitleg waarom.

• Vraag de mol of hij/zij s.v.p. vast wat eerder naar huis wil gaan, omdat je nog wat belangrijks met de rest te bespreken hebt

Graag zou ik als interim manager werken in een organisatie om binnen een paar maanden alle mollen op te sporen en aan te pakken. Het gevolg is een schone organisatie, waarbij de energie weer rijkelijk vloeit en effectief en met plezier gewerkt wordt. De helft van de mollen zijn nu ineens óf super gemotiveerd, of zijn op een afstervend zijpad gezet….

PS. Wilt u ook leren hoe om te gaan met deze ‘Zwarte gat types’ of met de andere ‘moeilijke mensen’ zoals bijvoorbeeld de sluipmoordenaar, de kleine dictator, de zwartkijker of bijvoorbeeld de muggenzifter? Kijk op www.bronpartners.nl voor de incompanytraining ‘Samenwerken met Moeilijke Mensen!